Szerződések nyilvántartása. Hogyan kell elrendezni
A szerződések nyilvántartása a szerződések külön listája, amelyet a vállalat gazdasági tevékenysége során lezár.
Az ilyen típusú nyilvántartásokat a szerződések figyelembevételére és a tárolásuk ellenőrzésére hozták létre. A tranzakcióval kapcsolatos teljes megállapodásokat egy ideig tárolják, hogy a társaság megerősítse pozícióját a választottbírósági vitában. Ha a társaságnak nagy a dokumentumok áramlása, a szerződések külön listája segít a munka egyszerűsítésében.
A nyilvántartással való együttműködésnek kényelmesnek kell lennie. A legegyszerűbb módja annak, hogy asztal formájában rendezzék. A táblázat létrehozható a szokásos irodai alkalmazásokban. Például az Excelben kényelmesebb a szerződések nyilvántartása, mint a Wordben. Az alkalmazást kifejezetten a táblázatokkal való interakcióhoz hozták létre.
Ezen felül sok elektronikus dokumentumkezelő rendszerben vannak speciális programok: a regiszterek munkaidőben alakulnak ki a tranzakciókról szóló dokumentumokkal. Ezenkívül a szerződések listáját papír formában lehet rögzíteni, például egy speciális folyóiratban. A társaság önállóan választja ki a nyilvántartás fenntartásának módszerét.
Lehet, hogy a szervezetben számos osztály létezik, amelyek mindegyike a saját szerződéses nyilvántartását vezeti. Például a társaság szerződéses munkáját az ügyfélszolgálati osztály, a jogi és a számviteli osztály ellenőrzi.
Annak érdekében, hogy korszerűsítsük a szerződések nyilvántartásának fenntartására vonatkozó szabályokat, meg kell jegyezni, hogy a Jogi Osztály nyilvántartásai prioritást élveznek más osztályok listájával szemben. Rendkívül fontos, hogy más osztályok alkalmazottai igazolják adataikat a nyilvántartásban szereplő adatokkal, amelyeket az ügyvédek végeznek.
